Les solutions de gestion des données techniques (ou PLM) ont été développées par et pour les grands groupes industriels dans les années 80. Extrêmement efficaces, elles sont rapidement devenues incontournables, quoique bien trop chères pour les PME et ETI.
Pourtant, le développement de solutions cloud a changé la donne : les logiciels PLM sont désormais accessibles à l’ensemble de la supply chain. Tour d’horizon des atouts majeurs qui les ont rendus indispensables.
1. Réduction des erreurs de versions
L’ensemble des documents liés au produits évoluent au cours de son cycle de vie. La conception est une suite d’itérations successives, et les révisions d’un document de design se multiplient rapidement au cours de la vie d’un projet.
L’utilisation de la mauvaise version d’une donnée pendant les phases de développement et de production ou encore le partage d'un document inexact avec les clients sont des erreurs qui coûtent cher, tant sur les délais de livraison d’un projet que sur la satisfaction client.
Les PLM intègrent une gestion fine du versioning qui a permis d’oublier les erreurs de révision.
2. Amélioration de la traçabilité et de la gestion documentaire
Chacune des modifications de design d’un produit engendre un nombre important de nouveaux documents (ECR, ECO, nouveau fichier CAD, nouveau BOM…). Face à la multiplication des fichiers, les PLM permettent de classer et d’indexer l’ensemble des informations produit dans un référentiel de gestion des données techniques unique et partagée entre les différentes équipes de l’entreprise.
Un fil de vie de chaque document est aussi mis à jour à chaque fois qu’une modification a été apportée (édition, validation, déplacement dans un nouveau dossier…). Un coup d’œil à ce fil de vie permet de reconstituer instantanément son historique, sans avoir à chercher pendant des heures dans sa boite mail, sur le serveur local ou dans ses dossiers personnels.
3. Simplification de la révision des documents
La révision de la mauvaise version d’un document parce que les dernières modifications sont restées dans la boîte mail d’un collaborateur et n’ont pas été téléchargées sur le serveur génère des pertes de temps considérables et beaucoup de frustration au sein des équipes.
Les solutions de gestion des données techniques comme les PLM permettent à l’ensemble des collaborateurs travaillant sur un document d’avoir un accès simple à sa dernière version et à l’historique de ses modifications. Le système de gestion des éditions « check-in / check-out » évite la multiplication des versions et le travail chronophage de réconciliation associé.
Finalement, le suivi des processus directement sur la plateforme permet de paramétrer la gestion des tâches et les responsables associés, prévenant ainsi automatiquement chacun des contributeurs lorsqu'il peut effectuer son action de révision, relecture ou validation d’un document.
4. Diminution du risque d’erreurs humaines
L’explosion du nombre de documents rattachés à un produit industriel cannibalise le temps de production des équipes qui doivent gérer cette masse documentaire. La rigueur nécessaire et le temps que les équipes doivent y consacrer conduit naturellement à des erreurs, souvent coûteuses pour l’entreprise.
Le PLM permet d’automatiser de nombreuses micro-tâches à faible valeur ajoutée dans la gestion des données techniques (CAO, nomenclatures, certificats qualité etc) et des processus produits. Les équipes, ainsi libérées de ces poids, peuvent se concentrer pleinement sur leur cœur de métier et éviter les erreurs liées à une gestion des données techniques trop expéditive.
5. Gestion simplifiée des processus
Les solutions PLM intègrent un module de gestion des workflows (gestion de tâches) qui permet de gérer les processus liés aux produits.
Parmi les plus classiques on trouvera les processus de révision de documents, les processus de modification de design (ECR, ECO), les processus de constitution et de contrôle de la liasse documentaire d’un produit avant envoi au client etc.
La centralisation de ces processus produit dans un outil collaboratif et partagé avec l’ensemble des parties prenantes facilite considérablement la gestion de projet. Les managers organisent ainsi facilement la gestion des tâches et l’allocation des ressources et gardent une vision globale de l’avancement de leurs différents projets.
Les collaborateurs ont accès à une vision centralisée de l’ensemble de leurs tâches, ce qui leur permet d'organiser simplement leur charge de travail et de rendre compte de leur avancement.
6. Gain de temps pour les managers
Aujourd’hui, la plupart des tâches de management sont faites par mail. Les managers prennent un temps considérable à animer le travail de leurs équipes par mail ou lors de réunions d’équipe. Réunions dans lesquelles 30% des participants ne sont pas directement concernés et auraient pu récupérer l’information utile à leur activité en 8 fois moins de temps.
Les solutions de gestion des données techniques permettent aux managers de collaborer simplement avec leurs équipes, en simplifiant à l’extrême la revue de leur travail, l’attribution des tâches ou le suivi de l’avancement des projets. L’outil propose un tableau de bord synthétisant les travaux en cours, permet de relancer un collaborateur sur une action ou de revoir une production en 10 min. Sans PLM, le manager aurait dû convoquer l’équipe pour faire un point d’avancement, envoyer un mail de relance pour cette tâche en retard et faire de la spéléologie sur le serveur pour retrouver la version mise à jour du document pour le relire.
PLM et transformation numérique
Les grands groupes industriels ont tous mis en place un logiciel PLM au cours des 10 dernières années car les bénéfices associés étaient infiniment supérieurs aux coûts complets des solutions pourtant extrêmement élevés.
Ces outils ont permis de faire gagner un temps précieux aux ingénieurs et techniciens de l'entreprise, de faire disparaître les erreurs de révisions ou encore de diminuer fortement les durées de mise sur le marché des produits.
Le développement des solutions cloud (accessibles en ligne) et des services associés ont créé une opportunité sans précédent pour les PME qui souhaitent s’engager dans leur transformation numérique. Elles peuvent désormais accéder à des outils jusque alors réservés aux grandes multinationales, et ainsi regagner des points de compétitivité par rapport à leurs concurrentes des pays à bas coûts.
